ADMISSÃO DE EMPREGADOS - PROCEDIMENTOS

1.Introdução
Para ser formalizada a admissão do empregado a empresa deverá solicitar ao trabalhador a apresentação de alguns documentos que terá como finalidade, além da sua identificação, possibilitar o correto desempenho das obrigações trabalhistas, não só em relação ao próprio trabalhador, mas também nas relações da empresa com a fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego - MTE.
2.Documentos Necessários à Admissão
Segue, abaixo a relação dos documentos necessários para a admissão do empregado:
a) Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS, obrigatória para o exercício de qualquer emprego, inclusive de natureza rural, mesmo em caráter temporário;
b) Atestado de Saúde Ocupacional - ASO;
c) título de eleitor, para os maiores 18 de anos;
d)certificado de reservista ou de alistamento militar, para os empregados brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 e 45 anos;
e) certidão de nascimento, casamento ou Carteira de Identidade - RG, conforme o caso;
f) Cartão de Identificação do Contribuinte - CIC, que é o comprovante de inscrição no Cadastro Pessoas Físicas - CPF, para empregados cujos rendimentos estejam sujeitos ao desconto do Imposto de Renda na fonte (art. 34, inciso II, RIR);
g) Documento de Inscrição no PIS/PASEP - DIPIS, ou anotação correspondente na CTPS;
h) cópia da certidão de nascimento de filhos menores de 14 anos, para fins de recebimento de salário-família;
i) Cartão da Criança, que, a partir de 01/07/91, substitui a carteira de vacinação. Deve ser apresentado o original do Cartão dos filhos entre 1 e 7 anos de idade ;
j) Carteira Nacional de Habilitação (CNH), para os empregados que exercerão o cargo de motorista ou qualquer outra função que envolva a condução de veículo de propriedade da empresa;
l) carteira de habilitação profissional, expedida pelos Conselhos Regionais, para os empregados que exercerem profissões regulamentadas;
m) registro de habilitação na DRT, anotado na CTPS, para os que exercerem as profissões de: agenciadores de propaganda, publicitários, jornalistas, atuários, arquivistas, técnicos de arquivo, radialistas, sociólogos, vigilantes bancários, secretárias executivas (com curso superior), técnico em secretariado (de 2º grau) e técnico de segurança do trabalho;
n) carteira de identidade de estrangeiro, em modelo único, instituído pela Portaria MJ nº 559, de 01/12/86, se for o caso.
A empresa poderá solicitar, ainda, outros documentos, tais como:
o solicitação de emprego;
o cartas de referência;
o atestado de escolaridade ou outros;
o fotos;
o carteira de habilitação profissional expedida pelos órgãos de classe, tais como:
o OAB - na admissão de empregado advogado;
o CREA - na admissão de empregado engenheiro.
Ao contratar-se professor para exercer magistério, que é uma profissão regulamentada, este deverá possuir habilitação legal, que é o registro do professor expedido pelo Ministério da Educação e o registro especial no Ministério do Trabalho.
Para os artistas, deve ser exigido atestado liberatório. Trata- se de um documento em que o empregador anterior declare que o contrato de trabalho que mantinha com o artista foi extinto regularmente.
Recomenda- se, ainda, na admissão, a solicitação da relação dos salários-de-contribuição, que não é documento indispensável à admissão de empregados, entretanto é conveniente sua apresentação, pois no caso de afastamento por motivo de doença, o INSS exige esta relação para a sua concessão.
Poderão ser exigidos ainda os seguintes documentos, a critério exclusivo do empregador:
o carta de fiança;
o atestado de antecedentes criminais.
2.1 Retenção dos Documentos - Proibição
Observamos que não é permitido a retenção de qualquer documento de identificação pessoal, mesmo que apresentado por xerocópia autenticada, inclusive de comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, CTPS, registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro.
Ao ser exigido pela empresa, o documento de identificação, cabe ao empregador extrair, no prazo de cinco dias, os dados que interessam, devolvendo em seguida o documento ao empregado .
Portanto, é recomendável que a entrega, pelo empregado, dos documentos citados, bem como a respectiva devolução, seja feita contra- recibo.
2.2 Preenchimento de Documentos
Na contratação de empregados, são necessários os procedimentos e preenchimento dos seguintes documentos:
a)obter a Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS do empregado, entregando-lhe recibo desta obtenção para efetuar as anotações e devolvê-la no prazo máximo de 48 horas;
b)preencher o livro ou ficha de registro de empregados, com os dados necessários do trabalhador;
c)formalizar o contrato de trabalho e, caso haja cláusulas específicas que rejam o vínculo empregatício, registrá-la na CTPS;
d)preencher a ficha de salário família, usada para lançar os dados extraídos das certidões de nascimento dos filhos menores de 14 anos;
e)preencher o Termo de Responsabilidade, que deverá ser atualizado sempre que acontecer uma das ocorrências mencionadas no referido termo;
f) preencher o acordo de prorrogação de horas, caso a jornada de trabalho seja prorrogada;
g) celebrar acordo coletivo com o sindicato da categoria, para regime de compensação de horas de trabalho ( banco de horas), se for o caso;
h) preencher a declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda, quando os rendimentos do empregado estiverem sujeitos à retenção na fonte;
i) preencher o cartão de ponto ou incluir o nome do empregado no livro de ponto, para sua assinalação, caso a empresa esteja obrigada a manter o registro do horário de trabalho e o empregado esteja sujeito a horário controlado pela empresa;
j) preencher a ficha ou papeleta de ponto externo, além do cartão de ponto normal, para os empregados cuja jornada for executada integralmente fora do estabelecimento;
k) preencher a ficha referente ao Programa Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO, cujas anotações serão feitas por Médico do Trabalho com o objetivo de promoção e preservação da saúde do trabalhador.
3.Demais Procedimentos
O empregador, ao admitir o empregado, deve verificar e adotar, por meio da documentação apresentada, os procedimentos seguintes.
3.1 Cadastramento no PIS
A empresa deverá verificar, na CTPS, na parte de "Anotações Gerais", registro do cadastramento no PIS. Na falta dessa anotação e não tendo o empregado apresentado o documento que comprove o cadastramento, a empresa deverá cadastrá-lo.
Esclarecemos, ainda, que por ocasião da emissão da 1a via da CTPS o cadastramento no sistema PIS/PASEP será de competência das Delegacias Regionais do Trabalho (art. 1o da Portaria SPES nº 1/97).
3.2 Contribuição Sindical
Na admissão de empregados durante ano, a empresa verificará se o empregado já contribuiu em emprego anterior. Caso positivo, a empresa não deverá efetuar novo desconto, ficando, nessa hipótese, obrigada a anotar no livro ou ficha de registro de empregados a informação quanto ao desconto e recolhimento da referida contribuição pela empresa anterior. Caso negativo, a empresa efetuará o desconto de um dia do salário, no mês subsequente ao da admissão.
Por exemplo, o empregado admitido no mês de maio, sofrerá o desconto da contribuição sindical no mês de junho e o recolhimento ao sindicato será efetuado no mês de julho.
Para os empregados admitidos nos meses de janeiro e fevereiro, o desconto deve ser realizado apenas no mês de março, juntamente com os demais empregados da empresa.
3.3 CAGED
Nas admissões, demissões ou transferências de empregados para outro estabelecimento, ocorridos no mês, deverão ser comunicados ao Ministério do Trabalho e Emprego até o dia 07 do mês subsequente, por meio do formulário Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
3.4 Atleta Profissional
O contrato de atleta profissional é uma modalidade especial, assim possui alguns aspectos diferentes do contrato de trabalho comum.
São requisitos obrigatórios para sua celebração:
a) comprovante de alfabetização;
b) comprovante de possuir Carteira de Trabalho e Previdência Social de Atleta Profissional de Futebol, que será impressa e expedida pelo Ministério do Trabalho e Emprego, podendo, entretanto, mediante convênio, ser fornecida pela Confederação respectiva;
c) comprovante de estar com a situação militar regularizada;
d) atestado de sanidade física e mental, inclusive abreugrafia.
3.5 Estrangeiro
Os estrangeiros devem exibir ao empregador a carteira de estrangeiro, comprovando, dessa forma, que sua permanência no País é legal. Para sua admissão, é necessário que tenha efetuado o seu registro no Ministério da Justiça, dentro dos 30 dias seguintes à entrada no País.
Ressalte-se que, de acordo com a atual situação jurídica do estrangeiro no Brasil, estabelecida pela Lei n" 6.815, de 19.08.80 - DOU de 21.08.80, são passíveis de admissão somente os que possuírem visto temporário ou permanente e o "fronteiriço", nas seguintes condições:
o permanente: os estabelecidos definitivamente no Brasil gozam de todos os direitos reconhecidos a brasileiros, nos termos da Constituição Federal e de leis ordinárias. Todavia, no caso de visto permanente condicionado, por prazo não superior a 5 anos, ao exercício de atividade certa e à fixação em região determinada do território brasileiro, não poderá o estrangeiro, dentro do prazo que lhe for fixado na oportunidade da concessão do visto, mudar de domicílio nem de atividade profissional, ou exercê-la fora daquela região, exceto em caso excepcional, mediante autorização prévia do Ministério da Justiça, ouvido o Ministério do Trabalho e Emprego, quando necessário;
o temporário: só poderão ser admitidos os possuidores de visto temporário que tenham adentrado no País na condição de:
- artista ou desportista; ou
- cientista, professor, técnico ou profissional outra categoria, sob regime de contrato ou a serviço do governo brasileiro.
Em qualquer hipótese, só será concedido o visto se o estrangeiro satisfizer as exigências especiais estabelecidas pelo Conselho Nacional de Imigração e for parte em contrato de trabalho, visado pelo Ministério do Trabalho, salvo o caso de comprovada prestação serviço ao governo brasileiro.
O estrangeiro que estiver com visto temporário sob regime de contrato, só poderá exercer atividade junto à entidade pela qual foi contratado, na oportunidade de concessão do visto, salvo autorização expressa do Ministério da Justiça, ouvido o Ministério do Trabalho.
Ao temporário e ao "fronteiriço" é vedado estabelecer-se com firma individual, ou exercer cargo ou função de administrador, gerente ou diretor de sociedade comercial ou civil, bem como se inscrever em entidades fiscalizadoras do exercício de profissão regulamentada. Ficam, de igual modo, proibidos de participar da administração ou representação de sindicato ou associação profissional, bem como de entidade fiscalizadora do exercício de profissão regulamentada.
4. Fiscalização
Deverão permanecer no local de trabalho, à disposição da fiscalização do Ministério do Trabalho, o livro de registro de empregados, o livro de inspeção do trabalho, bem como o registro de horário de trabalho (cartão, livro de ponto ou registro magnético).
4.1 Penalidades
A empresa que mantiver empregados não registrados a seu serviço estará sujeita à autuação e ao pagamento de multa, aplicada pelo fiscal do Ministério do Trabalho e Emprego, em valor equivalente a 378,2847 Ufirs, por empregado em situação irregular, dobrado na reincidência.
As demais infrações relativas a irregularidades no registro de empregados sujeitarão o empregador à multa de valor equivalente a 189,1424 Ufirs, igualmente dobrada no caso de reincidência.
5.Fundamentos Legais
Arts. da CLT: 582, "e", 47, caput e parágrafo único; Lei n" 6.815/80; Lei nº 5.553/68; Lei nº 6.354/76; mais os mencionados no texto.